El Proceso de Control de Negocios o Business Control Process (BCP) es el sistema que permite establecer, medir, igualar y ajustar cualquier actividad empresarial, como la producción, el embalaje, y la entrega, entre otras. Sin el BCP, toda la gestión suele quedar obsoleta, pues no se podría saber cómo está funcionando el plan de una empresa o si éste se está aplicando plenamente. Además, sin el BCP no se podrá dirigir al capital humano eficientemente.
En ese sentido, el BCP es un proceso funcional de control organizativo y evaluación que surge de los objetivos y proyectos de una organización. Este sistema suele ser empleado por los directivos mediante un proceso de evaluación del progreso de la firma hacia la consecución de sus metas. Incluye la supervisión de la ejecución de un plan y la corrección de sus desviaciones.
¿Qué mediciones implica el BCP?
El BCP emplea estándares de rendimiento. Estos se refieren a los niveles de desempeño que la empresa quiere alcanzar, con base en sus planes estratégicos, tácticos y operativos. Las normas de rendimiento más eficaces establecen un objetivo de comportamiento medible que puede alcanzarse en un plazo determinado. Por ejemplo, si el objetivo de rendimiento para la dirección de ventas de Trade Off se estableciera en 50 mil dólares para el mes de marzo, cada empleado individual de esta área tendría un objetivo de rendimiento específico. El desempeño real de la empresa, la dirección o del individuo puede medirse con respecto a los estándares de rendimiento deseados para ver si existe una brecha entre el nivel de rendimiento deseado y el observado. De existir una brecha, habría que determinar la razón de la misma y tomar medidas correctivas.
¿El BCP ofrece retroalimentación?
Sí, la retroalimentación es esencial para el proceso de control. Ya que el BCP compromete a las empresas a tener un sistema de información que identifique las áreas en las que no se cumplen las normas de rendimiento, un sistema de retroalimentación ayuda a los directivos a detectar los problemas antes de que se les vayan de las manos. Si existe un problema, los directivos toman medidas correctivas. Toyota utiliza un sistema de control sencillo pero eficaz en sus líneas de montaje de automóviles. En él cada trabajador actúa como cliente del proceso que le precede, de modo que cualquier trabajador puede alertar al supervisor de un problema, encendiendo una luz de advertencia, es decir, una retroalimentación.
¿Cómo ayuda el BCP a los directivos?
El BCP ayuda a los directivos a determinar el éxito de tres funciones principales; planificar, organizar y dirigir. Además, acompañan el comportamiento de los empleados hacia el cumplimiento de los objetivos de la empresa. Finalmente, proporcionan un medio para coordinar las actividades de los empleados e integrar los recursos en toda la organización.
¿Cuáles son las principales etapas del BCP?
El control es el proceso de evaluación del progreso de la organización hacia la consecución de sus objetivos. Dicho proceso sigue las siguientes etapas;
- Establecer normas de rendimiento u objetivos;
Los estándares son los puntos seleccionados en todo un programa de planificación en los que se mide el rendimiento para que los directivos puedan recibir señales sobre cómo van las cosas y así no tengan que vigilar cada paso en la ejecución de los planes. Los elementos estándar forman objetivos medibles y redactados con precisión y son especialmente importantes para el control.
- Medir el rendimiento;
La medición de los resultados con respecto a las normas debe hacerse de forma prospectiva, de modo que las desviaciones puedan detectarse antes de que se produzcan y evitarse con las medidas adecuadas. Por ejemplo, puede ser muy sencillo establecer normas de horas de trabajo para la producción de un artículo en serie y puede ser igualmente sencillo medir el rendimiento en función de estas normas, pero en los tipos de trabajo menos técnicos.
- Comparar el rendimiento real con las normas de rendimiento establecidas;
Determinar si el rendimiento se ajusta a la norma es un paso fácil pero importante en el proceso de control. Consiste en comparar los resultados medidos con las normas establecidas. Si el rendimiento se ajusta a la norma, los directivos pueden suponer que "todo está bajo control". En tal caso, los directivos no tienen que intervenir en las operaciones de la organización.
- Tomar medidas correctivas;
Este paso resulta esencial si el rendimiento es inferior a las normas y el análisis indica que es necesaria una acción correctiva. La acción correctiva podría implicar un cambio en una o más actividades de las operaciones de la organización. El control también puede revelar normas inadecuadas y, en ese caso, la acción correctiva podría implicar un cambio en las normas originales en lugar de un cambio en el rendimiento.
- Utilizar la información obtenida del proceso para establecer futuras normas de rendimiento;
El análisis del presente siempre debe ser una variable a considerar en la toma de decisiones del futuro. Por ello, es recomendable que los resultados del BCP se consideren en la planeación de futuros objetivos, de modo que se puedan evitar los sesgos anteriormente encontrados. De esta forma se estaría mejorando la organización dentro de la firma.