¿Qué es la documentación de procesos?

La documentación de procesos es clave para cualquier empresa y organización, se define como la documentación de manera textual, visual y mixta de los procesos que realiza una empresa; refleja el trabajo que se realiza dentro de la organización. Por lo tanto, funciona para verificar el flujo y seguimiento de las tareas y actividades que son necesarias para cumplir con un proyecto de trabajo.

Objetivo de documentar procesos.

El prinicpal objetivo es tener un flujo detallada de todas las actividades que se realizan para llevar a cabo un proyecto, este flujo especifica quien hará cada actividad y cómo será ejecutada. Como cada organización tiene más de un proceso, ésta debe generar un flujo de procesos por cada proceso. A esta operación, generalmente, se le llama mapeo de procesos.

En Trade Off contamos con servicios de administración de proyectos en los cuales realizamos el mapeo de procesos de tu negocio, porque consideramos que es parte fundamental para el seguimiento de cualquier actividad dentro de tu organización.

¿Por qué es importante?

Su importancia radica en que permite resumir todos los pasos que son necesarios para realizar un proceso o actividad y finalmente se logra la estandarización de todas las actividades de una empresa.

Incluso, cuando se contrata a nuevos empleados, es necesario contar con documentación de procesos para ayudarles a entender el nuevo rol que tienen, así como la importancia del mismo dentro de la empresa. Por lo tanto, cuando los procesos son documentados ayudan a la capacitación de nuevo capital humano.

Apps para la documentación de procesos.

Existen diversas aplicaciones que ayudan a llevar a cabo esta importante actividad, específicamente el mapeo de procesos, es decir, con la creación del mapa.

Hoy en día existe una gran diversidad de aplicaciones tecnológicas enfocadas al desarrollo y creación de flujos de procesos que permiten la documentación de los mismos, sin embargo, esta actividad no sólo consiste en crear el mapeo sino tambien la descripción y conocer qué, quién y cómo se hará cada actividad. Por ello es importante consultar a un experto en el tema.

Descubre cómo Trade Off te ayuda a Administrar tus Proyectos de Negocio >> 

FUENTES:

ISOTools Colombia. Toro, R. (2017). ¿Qué es y cómo se utiliza la documentación de procesos?.

Lucidchart. (2020). Qué es la documentación de procesos.

Zarate, D. (2022). Qué es la documentación de procesos, cómo hacerla y ejemplos.